Eftersom vi har övergått till en elektronisk tidsålder, ska bilagor också i första hand skickas elektroniskt och gärna i vår webbmiljö för tjänster (Openetti). Bilaga som skickas via Openetti fortsätter direkt till sakkunnig inom utkomstskydd för arbetslösa.

Hur skickar jag en bilaga elektroniskt?

 Ofta uppkommer frågor om hur ett dokument i pappersformat bör skickas till ett elektroniskt system. Ska dokumentet till exempel skannas eller räcker det med ett fotografi som tagits med kameran i mobiltelefonen?

Det finns inte bara ett korrekt svar på frågan. Utgångspunkten är att texterna och numren i ett dokument i elektronisk form måste kunna läsas till alla delar. Om dokumentet inte är läsbart, kan vi bli tvungna att begära bilagan på nytt, vilket självklart fördröjer behandlingen av ansökan. Därför är det värt att satsa lite på kvaliteten på en elektronisk bilaga.

Det bästa sättet kvalitetsmässigt att överföra ett dokument till elektroniskt format är att skanna det med en skanner. Men om detta av en eller annan anledning inte är ett alternativ kan dokumentet också enkelt överföras till elektroniskt format med en modern mobiltelefon med hjälp av telefonens kamera. Ett bättre alternativ än ett traditionellt foto är då att använda telefonen som skanner, då telefonens kamera sparar dokumentet i en bra kvalitet. Även ett traditionellt foto kan vara ett alternativ vid behov, så länge man beaktar god praxis vid fotograferingen. Nedan presenteras dessa två alternativ med egen mobiltelefon.

Hur skannar jag en bilaga med telefonen?

När du använder vissa appar som är avsedda att fotografera dokument med, kan telefonen skärpa bilden på rätt sätt för att göra innehållet i dokumentet så läsbart som möjligt. Nedan finns två metoder för att skanna dokument av hög kvalitet på din telefon.

På en Android-baserad telefon ska man installera en Google Drive-app som är gratis och som du hittar enkelt i appbutiken. Välj Skanna genom att trycka på knappen Lägg till (+-tecken) i det nedre högra hörnet. Telefonen kan då be om ditt samtycke så att applikationen kan använda kameran i din mobiltelefon, och då ska samtycke ges för att komma vidare. Försök att fotografera dokumentet så att du håller kameran så vinkelrätt ovanför som möjligt när du trycker på avtryckaren.

På en iOS-baserad telefon (iPhone) behöver du inte nödvändigtvis installera nya appar på telefonen, utan du kan skanna med appen Anteckningar och skapa en ny anteckning med knappen i det nedre högra hörnet. En textruta visas för anteckningar, med en kameraikon under. Genom att klicka på den syns en meny där du kan välja Skanna dokument. När du trycker på avtryckaren hamnar fotot i anteckningsdelen på din telefon. När du klickar på fotot kan du använda knappen Dela i det övre högra hörnet och välja var du vill dela, flytta eller spara fotot, till exempel i din e-post.

Se alltid till att belysningen är tillräcklig när du fotograferar och använd vid behov telefonens blixt så att fotograferingen lyckas!

Hur tar jag en bild av en bilaga?

När du ska ta en bild av bilagorna som ska skickas, se till att bilden är läsbar i alla avseenden. Läsbarheten beror både på hur bilden togs och hur bilden sparades. Särskild noggrannhet krävs om bilagans textstorlek är liten. Om du inte själv kan läsa texterna och siffrorna, är det sannolikt att den sakkunnige på utkomstskydd för arbetslösa som mottar bilden inte heller kan läsa dem. Innan du fotograferar bilagan, se till att inställningarna för att spara bilden är korrekta. Bildens upplösning, dvs. skärpa måste vara tillräcklig, det måste alltså finnas tillräckligt med pixlar i bilden. I dagens mobilkameror finns detta ofta

redan som standard, om du inte själv har justerat upplösningen till en lägre nivå. Bilderna bör sparas med filtypen JPEG, som också är standard i många mobilkameror. I iPhone-telefoner kan standardformatet däremot vara av HEIC-typ, då du måste ändra formatet till JPEG.  I vissa kameror kan man också välja JPEG-bildens kvalitet, då högre kvalitet tar upp mer lagringsutrymme. Om det finns flera upplösnings- och kvalitetsinställningar att välja mellan, så ser man ofta genom att fotografera om inställningarna är tillräckliga så att alla texter syns på den fotograferade bilagan. Filstorleken bör dock inte ökas i onödan, så att det går att skicka bilden.

Det finns några viktiga saker att tänka på när man tar en bild. Först och främst måste belysningen vara tillräcklig för att fotograferingen ska lyckas. När man fotograferar i svagt ljus är bilden inte bara mörkare utan också suddigare, eftersom kameran inte fungerar lika bra i svagt ljus som i ljust utrymme. Många mobilkameror har en kamerablixt och det lönar sig i allmänhet att använda den. Man ska också se till att kameran inte skakar till för mycket vid fotografering eller autofokus, så att bilden blir skarp. Det är bra att ta bilden så att hela dokumentet precis fyller hela bildområdet, men samtidigt se till att autofokus lyckas. Det är också bra att ta flera bilder ifall kameran har skakat till eller automatiken inte har fungerat korrekt på någon bild.

Hur skickar jag bilagan?

Som vi berättade i början, så rekommenderar vi Openetti även vid sändning av bilagor. Det är det snabbaste och smidigaste sättet att få fram bilagan. Bilagan kan skickas via Openetti och med ansökan, men även separat och utan ansökan. Detta sker på Openettis förstasida under ”Skicka bilaga”. Välj i så fall typ av bilaga i menyn och välj fil. Klicka slutligen på ”Lägg till bilaga”. I medföljande text kan du skriva viktig information om bilagan eller din situation i övrigt. Notera också att alla möjliga filformat inte fungerar. Bilagor som skickas via Openetti måste vara i filformatet .pdf, .tif, .png eller .jpg, varav det förstnämnda filformatet är bäst i många situationer. Den maximala storleken per fil är också begränsad till 10 MB, så systemet godkänner inte bilagor som är större än detta. Enskilda filer på flera megabyte är också ofta onödigt stora och bör undvikas om det bara är möjligt.

.