Kassaan saapui vuonna 2020 yhteensä 67 000 hakemusta.
Suurin osa näistä lähetettiin sähköisen Openetti- järjestelmän kautta, mutta
myös postitse saapuu vielä hakemuksia. Järjestelmä ohjaa hakemukset eri
kriteerien mukaisesti työjonoihin. Osa hakemuksista menee suoraan
automaattimaksatuksessa maksuun. Näiden automaatin suoraan maksamien
hakemuksien osuus on noin 20 %. Loput hakemuksista käsitellään edelleen ”käsin”.
Nämä hakemukset on aina etuuskäsittelijä tarkistanut, pyytänyt lisäselvitystä
ja laittanut maksuun. Vaikka automaatio nopeuttaa hakemusten käsittelyä, iso
osa työstä tarvitsee vielä etuuskäsittelijän osaamista.  Etuuskäsittelijän rinnalla hakemuksia
esikäsittelee ja maksaa robotti.

 Robotti otettiin
kassassa käyttöön vuonna 2020. Tärkeimpinä tehtävinä robotilla on esikäsitellä
hakemuksia ja maksaa automaattisesti ”helppoja hakemuksia”. Esikäsittely
nopeuttaa hakemuksen käsittelyä, kun robotti on jo pyytänyt lisäselvityksiä ja
tilannut tarvittavia tietoja hakemukseen liittyen. Robotti tarkistaa esimerkiksi
onko hakijalle tullut työvoimapoliittista lausuntoa, ja lähettää kirjeen
hakijalle, jos lausunto puuttuu.

Miten hakemukset ohjautuvat työjonoihin?

Ensimmäinen hakemus on aina hakemus, jonka käsittelyssä
menee eniten aikaa. Myös jos etuutta ei ole maksettu 6 kuukauteen, on kyseessä
ensihakemus. Tämä johtuu siitä, että kassan pitää tarkistaa työssäoloehdon
täyttyminen.

Jatkohakemuksista osa menee suoraan maksuun, jos hakijan
tiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia. Jos hakujaksolla on maksettu palkkaa,
hakemus menee edelleen etuuskäsittelijän kautta. Hakijoita ihmetyttää, miksi
hakemusta ei makseta heti, jos jatkohakemuksessa tuloja on alle suojaosan.
Tässä kohtaa etuuskäsittelijä tarkistaa vielä tulot hakujaksolla. Jos tulot
ovat alle suojaosan, pystymme usein käsittelemään hakemukset nopeasti
muutamassa päivässä. Tämä edellyttää, ettei hakemuksessa ilmene jotain muuta
selvitettävää. Kun hakemus käsitellään kassassa, menee kaksi pankkipäivää, että
raha on hakijan tilillä. Hakemukset käsitellään muuten saapumisjärjestyksessä.

Hakemuksen täyttäminen

Hakemus täytetään aina kuukaudelta tai 4 viikolta.
Poikkeuksena tähän on ensihakemus, jonka voi täyttää 2 ensimmäiseltä viikolta.
Kuukauden vaihteessa kassaan saapuu eniten hakemuksia. Olemme pyrkineet
muuttamaan hakujaksoja pois kalenterikuukauden rytmistä, jolloin pystymme
vähentämään hakemusruuhkaa kuun vaihteessa. Näin hakija saa etuuden nopeammin
tilille. Kuukaudenvaihteen isot hakemusmäärät näkyvät myös ulospäin. Kun
käsittelemme päiviä, jolloin hakemusmäärä on moninkertainen, ei kassan
kotisivuilla oleva käsittelypäivä näytä vaihtuvan. Syy siihen on juuri tämä
yhden päivän suuri hakemusmäärä. Yksi kassan hakemusmäärältään suurimpia päiviä
on kesällä, 2 viikkoa koulun päättymisen jälkeen.

Varaudu kesään

Kesä on aina kassan kiireisintä aikaa. Kaikista vuoden
hakemuksista 40,5 % saapuu kesä-elokuussa. Kun koulut loppuvat, on monella
opettajalla edessä työtön kesä. Kassa varautuu tähän työaikajärjestelyin ja
henkilöstöresursseja lisäämällä. Kuitenkin kesällä on hyvä varautua hieman
pidempään käsittelyaikaan. 
Ennakkovalmisteluista huolimatta, todellisen hakemusmäärän ennustaminen
on etukäteen vaikeaa. 

Oman hakemuksen vaiheita voi seurata asiointipalvelussa
Openetissä.  Sieltä näet, onko
hakemuksesi saapunut, odottaa lisäselvitystä tai milloin etuutesi maksetaan. Pyrimme
aina hankkimaan lisätiedot hakemukseen ensisijaisesti muilta toimijoilta. Kassa
saa hakemukseen tarvittavia tietoja muun muassa Kelalta, verottajalta ja
eläkelaitokselta. Koska saamme tietoja muilta toimijoilta, voi olla, ettei
hakemukseesi tarvitse liittää yhtään liitettä.

Joissain tilanteissa joudumme kuitenkin pyytämään
lisätietoja hakijalta itseltään. Lisäselvityspyyntö näkyy Openetissä seuraavana
päivänä, kun olemme lähettäneet sen kassasta. Liitteisiin on hyvä kiinnittää
huomiota jo täyttäessä hakemusta. Oikein täytetty hakemus ja liitteet takaavat,
että pystymme käsittelemään hakemuksen nopeammin. Ohjeet hakemuksen täyttämiseen löydät kassan kotisivuilta
kohdasta Ohjeet ja Tuki ja tarvittavat liitteet löydät kassan kotisivuilta
kohdasta Ansiopäivärahan hakeminen.

Kun hakemus on ratkaistu, näet päätöksen seuraavana aamuna
Openetistä. Osa päätöksistä lähetetään postilla kuten takaisinperintää koskevat
kirjeet. Maksutiedot näet saman päivän aikana Openetistä, kun olemme
käsitelleet hakemuksesi.